予約申込における個人情報の取扱いについて

藤が丘オーキッドファミリークリニック（以下「当クリニック」といいます）は、当クリニックでワクチン接種を希望される方（以下「利用者」といいます）から取得する個人情報等の取扱いに関するプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を以下のとおり策定します。当クリニックは、本ポリシーを遵守するとともに、利用者の個人情報を適用法令に従い適切に取り扱わせていただきます。

本システムの概要

当クリニックでは、利用者に受診いただいた際に、当クリニックが利用者の医療に関する情報（既往歴・ワクチン接種記録・検査結果、その他診療録に記載される情報を含みます）をトラベルクリニックシステム（以下「本システム」といいます）に入力します。企業請求の場合は、本システムには、利用者が所属されている企業（以下「所属企業」といいます）がどのワクチンに対し、いくらの補助を出しているかが登録されているため、利用者が受診した際の診療費の請求は、本システムを通して各クリニックから所属企業に対してなされます。なお、利用者に関する情報は、氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス、職業、勤務先、部門、渡航日、渡航先国、渡航理由、今までのワクチン接種歴、ワクチン接種スケジュールが所属企業に提供されますが、既往歴や病歴などの医学的情報については提供されません。

法令・ガイドライン等の遵守

当クリニックは、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他の法令及び個人情報保護委員会のガイドラインその他のガイドラインを遵守して、個人情報等の適正な取扱いを行います。「個人情報等」とは、下記３（２）で取得する情報をいいます。

個人情報等の取得・取得する情報について

⑴　個人情報等の取得について

当クリニックは、個人情報等を取得する際には、利用目的を公表または通知し、利用者ご本人の同意のもと取得する方法によって取得いたします。

⑵　取得する個人情報等について

氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、メールアドレス、職業、勤務先、部門、渡航日、渡航先国、渡航理由、ワクチン接種歴、ワクチン接種スケジュール、既往歴、医学的禁忌事項

個人情報等の利用目的

• 利用者に対して医療サービスを提供するため。
• 利用者の本システムによる予約・受診等の状況等を確認し、必要な連絡をするため。
• 本システムを利用するクリニック同士あるいはクリニックと利用者の所属企業による情報連携のため。
• 個人を特定できない範囲で本システムに関する統計情報の作成及び利用を行うため。
• その他上記目的に関連・付随する業務の遂行に必要な場合

個人情報等の第三者提供について

当クリニックは、利用者の同意を得た場合、及び法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、利用者から取得した個人情報等について、取得の際にあらかじめ利用者に明示した利用目的または公表している利用目的の範囲内でのみ利用いたします。なお、本システムの運用に当たっては、株式会社M-aid及び一般社団法人トラベルヘルスケア機構が管理業務等を実施しますが、当クリニックと両社は契約条項によってサーバに保存された個人情報等を取り扱わない旨が定められています。

統計データの利用

当クリニックは、適用法令で認められる範囲内で、取得した利用者の個人情報等をもとに個人を識別できない統計データを作成することがあります。当クリニックは、そのような個人を識別できない統計データについて、適用法令に従い研究会・学会報告、論文発表等に利用することがあります。

個人情報等の管理

当クリニックは、個人情報等について、漏えい、滅失またはき損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、個人情報等を取り扱う従業者や委託先に対して、必要かつ適切な監督を行います。

個人情報等の開示等の請求及び問い合わせ窓口

当クリニックは、個人情報等の照会・訂正・利用停止・消去等のご要望があったときは、所定の手続でご本人様であることを確認のうえ、すみやかに対応します。ご質問がある場合やお問合せがある場合には、下記のお問い合わせ窓口にご連絡ください。

住所　　：愛知県名古屋市名東区藤が丘143番地2階
電話番号：052-768-5331
受付時間：午前9時～午前12時
担当　　：伊藤

本人が容易に認識できない方法による個人情報等の取得

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本ポリシーの見直し・変更

当クリニックは、本ポリシーを法令の改正その他の理由に基づき、本ポリシーを変更する場合があります。ただし、適用法令により、利用者の同意が必要となるような変更を行う場合、変更後の本ポリシーは、当クリニック所定の方法で変更に同意した利用者に対してのみ適用されるものとします。本ポリシーを変更した場合には、当クリニックは変更された本ポリシーについて利用者に当クリニック院内での表示その他の適切な方法により周知いたします。